Voidakseen neuvotella yhdistyvien organisaatioiden lisenssisopimusten siirrosta uudelle organisaatiolle FinELib-toimisto tarvitsee tiedon
Lisenssisopimuksia varten FinELib-toimisto tarvitsee lisäksi seuraavat tiedot:
FinELib-toimisto huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden organisaation lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne. Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib-toimisto toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.
Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.
Kun uusi organisaatio on perustettu, uusi palvelusopimus on hyvä solmia mahdollisimman nopeasti, koska se helpottaa lisenssineuvotteluja. Ilman palvelusopimusta FinELib-toimisto ei voi allekirjoittaa lisenssisopimuksia organisaation puolesta eikä se saa aineistoja käyttöönsä, ennen kuin palvelusopimus on solmittu.
Uusi organisaatio voi ilmoittautua aineistoihin jo ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELib-toimistolla tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta.
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa ja pyytää tarjoukset uudelle organisaatiolle.
FinELib-toimisto pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Yhdistyville organisaatioille toimitetaan taulukko, josta selviää niiden sen hetkisten tilausten hinnat.
Mallilaskelmia on vaikea tarjota etukäteen. Vaihtoehtoja ja hinnoittelumalleja on monenlaisia ja vaikka tuloksina FinELib-toimiston arvioista olisi a, b tai c, voi kustantajan kanssa neuvoteltua lopputulos kuitenkin olla d. Tämä on myös resurssikysymys: laskelmien tekeminen voi viedä yhtä paljon aikaa kuin varsinaiset hintaneuvottelut.
FinELib-lisenssisopimuksista on mahdollista irtautua yhdistymistilanteessa. Määräaika irtautumisesta ilmoittamiselle vaihtelee sopimuksittain.
FinELib-toimisto pyrkii saaman vuoden alussa kustantajalta koko konsortion aineistolaskun, johon sisältyy yhdistyvien organisaatioiden osuudet yhdistymiseen saakka. Myöhemmin keväällä tai kesällä kustantajalta pyydetään lasku yhdistyneen organisaation maksuosuudesta loppuajalta. Tämä edellyttää sitä, että kustantaja suostuu tällaiseen järjestelyyn. FinELib-toimisto ei pysty takaamaan, että laskut saadaan erikseen ’vanhoille’ ja ’uudelle’ organisaatiolle.
Mikäli ainoastaan kirjastopalvelut yhdistyvät, tilanne ei vaikuta FinELib-sopimuksiin, koska aineistot hankitaan aina taustaorganisaation henkilöstön ja opiskelijoiden käyttöön ja lisenssisopimukset ovat organisaatiokohtaisia.
Kysymyksen tilanteessa uusi yhdistynyt A:n ja B:n kirjastopalvelu hankkisi FinELib-aineistot konsortion jäsenelle A ja hankitut aineistot olisivat sen käytössä kuten tähänkin saakka. Mikäli yhteinen kirjasto hankkisi aineistot myös organisaation B käyttöön, sitä ei voisi tehdä FinELibin kautta, ellei B ole konsortion jäsen.
Mikäli kirjastopalveluista muodostetaan juridisesti erillinen organisaatio, ei se enää kuulu automaattisesti taustaorganisaation lisenssien piiriin. Tällöin lisenssisopimuksiin on neuvoteltava muutoksia.
Heti kun uusi kunta on selvillä, FinELib-toimisto tarvitsee seuraavat tiedot:
FinELib-toimisto huolehtii käytännön yksityiskohdista kuten uuden kunnan lisäämisestä Halti-tietokantaan, neuvotteluista kustantajien kanssa jne.
Kun organisaatio on lisätty Haltiin, FinELib-toimisto toimittaa yhteyshenkilöille käyttäjätunnukset.
Palvelusopimuksen voi irtisanoa sähköpostitse.
Jos perustetaan kokonaan uusi kunta:
Jos maakuntakirjasto mukana kuntaliitoksessa:
Jos olemassa olevaan kuntaan liitetään yksi tai useampia muita kuntia:
Uusi kunta voi ilmoittautua aineistoihin jo ennen palvelusopimuksen allekirjoittamista/liitteen päivittämistä, jos uudelle organisaatiolle on saatu hintatarjous. Ennen lisenssisopimusten allekirjoitusta FinELib-toimistolla tulee kuitenkin olla kappale allekirjoitetusta palvelusopimuksesta/päivitetystä liitteestä.
FinELib-lisenssisopimuksista on mahdollista irtautua yhdistymistilanteessa. Määräaika irtautumisesta ilmoittamiselle vaihtelee sopimuksittain.
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa ja pyytää tarjoukset uudelle organisaatiolle. FinELib pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Yhdistyville kunnankirjastoille toimitetaan taulukko, josta selviää sen hetkisten tilausten hinnat.
FinELib-toimisto tarvitsee heti päätösten varmistuttua seuraavat tiedot:
Elektroniset aineistot lisensioidaan koko kirjastolaitokselle, mikä tarkoittaa, että kaikkien mukana olevien kuntien tulee hankkia lisenssit samoihin aineistoihin.
Ilmoittautumiset hoitaa edelleen oman maakuntakirjastoalueen maakuntakirjasto. Mikäli seutukirjasto ylittää maakuntarajat, tarvitaan uusi palvelusopimus.
FinELib-toimisto neuvottelee uudesta tilanteesta kustantajien kanssa. Kirjaston ei tarvitse itse pyytää uutta tarjousta aineistoista.
FinELib pyrkii neuvotteluissa siihen, etteivät hinnat nouse, mutta kunkin aineiston hinta riippuu sen hinnoittelumallista.
Jos kimpassa mukana olevien kirjastojen kaikki aineistot halutaan koko kimpan ja sen asiakaskunnan käyttöön, kunkin kunnankirjaston tulee hankkia aineisto ja maksaa siitä.