Kuvailuprosessi
Aineiston kuvailuprosessi on eri kirjastojärjestelmissä erilainen. Alla kuvailuprosessin kulku on kuvattu kaaviona Aleph-, Alma- ja Aurora-järjestelmissä sekä Koha-TäTi-kuvailussa.
Tiedonhaku Melindasta
Aloita kuvailu tiedonhaulla Melindasta.
- Kokeile hakua eri hakuelementillä: ISBN- tai muu standarditunnus, tekijä, nimeke.
- Onko julkaisulle jo olemassa tietuetta, jonka voit poimia?
- Tai voitko hyödyntää julkaisun vanhempien painosten tietueita kuvailun pohjana?
Tarvittavat toimenpiteet riippuvat hakutuloksesta:
Hakutulos | Toimenpiteet |
---|---|
Yksi tietue | Mikäli esimerkiksi ISBN-haku tuottaa vain yhden osuman, tarkista tietue ja poimi se paikalliseen tietokantaan joko sellaisenaan tai muokaten. |
Hankinta- tai ennakkotietue | Vasta ilmestynyt julkaisu: haun tuloksena voi olla myös kirjaston hankinta- tai kustantajan ennakkotietue.
|
Useita osumia | Tiedonhaun tuloksena voi joskus olla useita saman manifestaation tietueita.
Jos samaan julkaisuun viittaavia tietueita on kaksi tai enemmän:
Tee uusi tietue:
|
Vanhempia painoksia tai sarjan muita osia | Jos Melindasta ei löydy valmista tietuetta kuvailtavalle julkaisulle, mutta sen sijaan löytyy teoksen muita painoksia tai sarjajulkaisun aiempia osia, voit käyttää niitä kuvailtavana olevan julkaisun tietueen pohjana. |
Ei osumia | Jos julkaisua ei ole vielä kuvailtu Melindaan, luo uusi tietue. |
Ulkoiset tietokannat
Jos luetteloitavalle julkaisulle ei löydy tietuetta Melindasta, etsi myös muista tietokannoista.
Ulkoiset tietokannat Koha-TäTissä - ohje tulossa
Luo tietue Melindaan
Tietueen voi luoda tietokantaan joko poimimalla se toisesta tietokannasta tai kuvailemalla se itse uutena eli primaarikuvailemalla. Voit tehdä Melindaan sekä emo- että osakohdetietueita.Poiminta
Poiminnalla tarkoitetaan tietueen hakemista toisesta tietokannasta omaan tietokantaan. Etenkin ulkomaisista tietokannoista poimittuja tietueita pitää usein muokata ennen tallennusta Melindaan. Aleph-kirjastojärjestelmää käyttävät kirjastot voivat konvertoida poimitut tietueet RDA-tietueiksi "Bookwhere-RDA”-konversiolla ja tuoda ne sitten Melindaan uusiksi tietueiksi.
Poimitun tietueen konvertointi
Aja ulkomaisista tietokannoista poimitut tietueet konversion läpi ennen tuontia Melindaan, koska käytetty formaatti, sen sovellukset, kuvailusäännöt ja käytetyt merkistöt poikkeavat maittain.
Konvertoi tietueet USEMARCON-ohjelmalla. USEMARCONin yhteydessä voit käyttää graafista USEMARCON GUI -käyttöliittymää.
USEMARCONilla voit ajaa erilaisia konversioita, joita jaetaan konversiopaketteina. Voit muokata USEMARCONn käyttämiä konversiosääntöjä verrattain helposti, ohjeet löydät käyttöoppaasta: User's Manual (PDF).
Melindassa käytössä olevat Kansalliskirjaston tarjoamat konversiot:
- BookWhere-konversio (GitHubissa):
- Siivoaa ulkomaisista tietokannoista poimittujen tietueiden ylimääräisiä kenttiä, suomentaa funktiokoodeja ja tekee muita suomalaisen kuvailukäytännön mukaisia muunnoksia.
- Kyrilliikkakonversiot
- Kyrilliikkakonversiot translitteroivat kyrillisillä kirjaimilla tallennetut kentät latinalaisille aakkosille omiin kenttiinsä.
- Käsitellyt tietueet ovat löydettävissä sekä kyrillisillä, että latinalaisilla kirjaimilla tehdyillä hauilla.
- Itse tallennetuille ja muualta poimituille kyrilliikkatietueille on erilliset konversiot.
- Poimitut kyrilliikkatietueet ajetaan normaalisti USEMARCON-konversion läpi.
- Primaarikuvaillut kyrilliikkatietueet konvertoidaan koneellisesti palvelimella Melindaan kuvailtaessa, joten USEMARCONia tai konversiopakettia ei tässä tapauksessa tarvitse käyttää.
- Ebrary-tietueille ja SFX-lehtien minitietueille on omat konversionsa Kansalliskirjaston GitHubissa.
- USEMARCON & USEMARCON GUI: sivulla ohjelmien asennuspaketit sekä ohjeita niiden asennukseen ja käyttöön.
Varmista, että konversiopakettisi on ajan tasalla:
- Konversiopaketteja päivitetään aika ajoin.
- Päivityksien julkaisuista tiedotetaan melinda-cat [at] helsinki.fi-sähköpostilistalla.
Poimitun tietueen yhdistäminen Melindan minitietueeseen
Yhdistä ulkomaisesta tietokannasta poimimasi täydellinen tietue Melindassa jo olevaan minitietueeseen, jos sellainen on. Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden yhdistelyyn.
- Vaihtoehto: poimi täydellinen tietue tuplatietueeksi Melindaan ja yhdistä tietueet Merge-ohjelmalla.
Yhdistäminen Koha-TäTissä - ohje tulossa
Poimittujen tietueiden käsittely
Alla eri kuvailuohjelmien ohjeet tietueiden käsittelyyn Melindassa.
Käsittely Koha-TäTissä - ohje tulossa
Primaarikuvailu
Kun luot uuden tietueen, käytä kuvailun pohjana joko vanhaa tietuetta tai tallennusalustaa.
Elementtejä ei tarvitse olla paljon – myöhemmin voi täydentää.
Tarkista, että hakutiedot ovat oikein, katso Auktorisoitujen hakumuotojen käyttö.
Kuvailusäännöt: RDA
Merkitse osakenttään 040‡a kirjastosi ISIL-tunnus, osakenttään 040‡b kuvailun kieli ja osakenttään 040‡e kuvailusäännöt.
- 040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda
Kuvailukieli
Kuvailukieli voi olla suomi tai ruotsi, poimituissa tietueissa myös useita kieliä merkitsevä koodi 'mul'.
Fennica-kokoelmaan kuuluvien tietueiden kuvailukieli on aina suomi, myös ruotsinkielisessä aineistossa, ja kuvailukieli muutetaan tarvittaessa ruotsista suomeksi.
Kuvailu on joko ruotsinkielinen tai suomenkielinen: jos tietue on ruotsinkielinen (040‡b swe) ja kuvailua rikastetaan, käytetään ruotsinkielisiä termejä. Melindasta löytyy kuitenkin myös monikielisiä kuvailuja ja ne suvaitaan, esimerkiksi huomautuksia voi tietueella olla sekä suomeksi että ruotsiksi.
Kuvailun kielestä lisää RDA toolkit -sivustolla luvuissa 0.11.2 ja 1.4.
Kuvailutaso
Tietueiden kuvailutaso ilmaistaan MARC 21 -formaatissa nimiön merkkipaikalla 17 (MARC 21 -formaatti, Nimiö). Melinda-tietueiden suositeltava kuvailutaso on nk. kansallinen kuvailutaso:
- nimiön merkkipaikan 17 (000/17) arvo on 4 = välitaso, jolloin tietueelle on RDA:n ydinelementit ja suomalaisten linjausten mukaiset lisäydinelementit lukuun ottamatta kansallisbibliografian ydinelementtejä.
Kansallisbibliografian tietueissa kuvailutaso on täydellinen taso (#), älä muuta sitä!
Suomalaisten kirjastojen linjaukset (SKL) mainitaan kunkin RDA-kappaleen kohdalla RDA-toolkitissä, katso esimerkiksi RDA-tookit, Linjaukset kohtaan 2.9.4.3
Ydin ja lisäydinelementit merkitty MARC 21 –sovellusohje (RDA) -oppaaseen kunkin kentän kohdalle, esimerkiksi kenttä 100:
100 - Pääkirjaus - henkilönnimi (ET)
Ydinelementti - Henkilö tai suku, joka on vastuussa teoksen sisällön luomisesta
Sisällönkuvailu
Voit käyttää kaikkia auktorisoituja asiasanastoja ja luokituksia.
Tallenna omat asiasanat eli kontrolloimattomat hakutermit kenttään 653.
Noudata sisällönkuvailussa Sisällönkuvailuoppaan ohjeita.
Vanhan tietueen kopiointi pohjaksi
Poimi vanha tietue pohjaksi, jos tietokannassa on jo tietue
- Julkaisun vanhemmalle painokselle
- Moniosaisen teoksen aiemmalle osalle
- Samassa sarjassa ilmestyneelle aiemmalle julkaisulle
- Saman tyyppiselle julkaisulle
Siinä tapauksessa toimi näin:
Kopiointi Koha-TäTissä - ohje tulossa
Muokkaa ja tarkista
Tarkista tietue:
- Kirjastosi käyttämään kuvailutasoon vaadittavat tiedot ovat tietueella.
- Hakutiedot ovat oikein.
Ilmoita merkittävistä muutoksista muille kirjastoille melinda-cat-listalla.
Mitä tietueella saa muuttaa?
Saat muokata Melindassa olevia tietueita, erityisesti virheiden korjaaminen ja sisällönkuvailun rikastaminen on tärkeää.
Vältä kuitenkin tarpeettomia muutoksia – vaikka tekisit itse jotain toisin, tietue voi silti olla oikein luetteloitu. Jokainen tietueelle tehty muutos käynnistää replikoinnin.
Poista tietoja tietueista silloin, kun kenttien sisältämä tieto on tarpeetonta tai virheellistä. Ongelmatilanteissa kollegoilta saat nopeasti apua sähköpostilistoilla melinda-cat [at] helsinki.fi tai me-luetteloijat [at] helsinki.fi (liittymisohjeet Melinda-wikin Sähköpostilistat ja palvelupostit -sivulla).
Älä poista kenttiä, joihin liittyy muiden tietokantojen tunnuksia: kentät, joiden lopussa ohjauskomentoja osakentissä ‡5 ja ‡9.
- Lisätietoja esimerkiksi Melinda-wikistä sivuilta Yksittäisen kentän tai kenttäryhmän replikoiminen Melindasta paikalliskantaan tai Replikoinnin ohjauskomentojen käyttö luetteloinnissa.
000-008 – kiinteämittaiset kentät
Melinda-tietueen kiinteämittaisten kenttien merkitseviä "tyhjä" (#) -arvoja ei tietyissä tapauksissa saa muuttaa.
- Esimerkkejä merkitsevästä tyhjästä arvosta ovat Kansalliskokoelmien kuvailutaso nimiön merkkipaikassa 000/17 ja Fennican merkinnät merkkipaikassa 008/18-21 "ei kuvitusta" tai 008/28 "ei virallisjulkaisu".
040-kenttä
Muokatun tietueen kenttään 040‡d merkitään muokkaajan ISIL-tunnus:
040 ## ‡aFI-E ‡bfin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Keski
035-kentät
Tietueella voi olla useita 035-kenttiä, ne kertovat tietueen historiasta:
- ‡a = tietueiden yhdistelyssä syntyneen uuden tietueen voimassa oleva ID-tunnus
- ‡z = nykyiseen tietueeseen liitettyjen tietueiden ID-tunnukset
- Älä poista ‡z-kenttiä Melinda-tietueelta, omaan tietokantaan niitä ei tarvitse ottaa.
505, 700 tai osakohteet – julkaisun sisältö
Joissain tietueissa julkaisun sisältö on kerrottu 505- ja/tai 700-kentässä sekä vielä osakohteinakin.
Jätä kaikki eri vaihtoehdot Melinda-tietueelle, koska eri kirjastoissa on erilaiset käytännöt merkitä manifestaation sisältö.
590-599-kentät
Kentät 590-599 ovat kirjastokohtaisia kenttiä - eri tietokannoissa niillä voi olla eri käyttötarkoitus.
Melinda-kuvailussa näihin kenttiin merkitään oman organisaation tietokantatunnus tai ISIL-tunnus osakenttään ‡5.
Älä tallenna Melinda-tietokantaan sellaisia kenttiä, jotka ovat tarpeen vain paikallisesti.
830-kenttä
Tarkista sarja-aineiston 830-kentässä käytettävä nimen muoto eli yhtenäistetty nimeke (auktorisoitu) koko sarjaa kuvaavan tietueen 245-kentästä.
- Kotimaisen sarja-aineiston nimi tarkistetaan Kansalliskirjaston hakupalvelusta (Kansallisbibliografia) tai Melindan Fennica-tietueesta.
- Ulkomaiset sarja-aineistot vastaavista kansallisbibliografiatietokannoista, esimerkiksi Kongressin kirjastosta.
Kiinnitä huomiota sarjan nimen kirjoitusasuun, kuten kirjainten kokoon, ja sarjan numerotiedon merkitsemistapaan.
Osakenttä ‡5
Älä poista tietueelta sellaista kenttää, jonka lopussa on osakenttä ‡5. Omaan tietokantaan kenttää tai osakenttää ‡5 ei tarvitse ottaa.
Osakentässä ‡5 ilmaistaan se organisaatio, johon kyseisen kentän tiedot pätevät:
- Kentässä on tietoa, joka koskee vain sitä kirjastoa tai tietokantaa, jonka tietokantatunniste tai ISIL-on osakentässä ‡5.
- Käytetään esimerkiksi huomautuskentissä.
Kenttä merkitään ”omaksi” kirjaamalla osakenttään ‡5 kirjaston LOW-tagin tai ISIL-tunnuksen.
Kenttä replikoituu ainoastaan siihen tietokantaan, jonka ISIL- tai tietokantatunnus on osakentässä ‡5
591 ## ‡d B1 ‡h Sosiologia ‡i 5141 ‡5 ARTO
Osakenttä ‡9 <KEEP> / <DROP>
Älä poista tietueelta sellaista kenttää, jonka lopussa on osakenttä ‡9. Omaan tietokantaan kenttää tai osakenttää ‡9 ei tarvitse ottaa.
Osakenttä ‡9 sisältää replikoinnin ohjauskomennon ja tietokantatunnuksen
084 ## ‡a 30.16 ‡2 ykl ‡9 FENNI<KEEP>
500 ## ‡a Huomautus ‡9 ALMA<DROP>
LOW-, SID-, SYS- ja muut Alephin sisäisessä käytössä olevat kentät
LOW = (Local OWner) kertoo omistavan kirjaston tietokantatunnuksen
SID = kertoo sen, mihin paikalliskannan tietueeseen Melinda-tietue on kytketty
SYS = Melinda-tietueen ID-tunnus
LOW ‡a VASKI
SID ‡c (ANDL100001)3579298 ‡b vaski
SYS 010864899
Kentät poistuvat tietueelta automaattisesti tallennettaessa tietuetta omaan tietokantaan.
Kansalliskokoelmien tietueet
Kansalliskokoelmiin kuuluvat mm. Fennica- ja Viola-kokoelmat. Kansallisbibliografia Fennicaa on kuvailtu Melindaan tammikuusta 2014 lähtien ja Viola-kansallisdiskografian tietueet tuotiin Melinda-tietokantaan vuonna 2019. Kokoelmien tietueet kuvaillaan suoraan Melindaan, josta ne replikoituvat Kansalliskirjaston kokoelmatietokantaan Fikkaan. Melindassa oleva tietue on myös Kansalliskirjaston kokoelmien osalta ensisijainen.
Tunnistaminen
Kansalliskirjaston kokoelmien tietueet tunnistat seuraavista piirteistä:
- 000 (Nimiö) merkkipaikka 17 koodaustasona tyhjämerkki #, kansallisbibliografian taso, täydellinen MARC-tietue
- 015 (National Bibliography Number) – ISBN-tunnuksettomilla kansallisbibliografiatietueilla on NBN-tunnus
015 ## ‡a f20112425 ‡q rengaskirja ‡2 skl
- 040‡a / ‡d (Luetteloiva organisaatio) – osakentässä on uudemmissa tietueissa ISIL-tunnus FI-NL
040 ## ‡a FI-NL ‡b fin ‡e rda
040 ## ‡a FI-E ‡b fin ‡e rda ‡d FI-NL ‡d FI-Jo
- 042‡a (Autentikointikoodi) – osakentässä on uudemmissa tietueissa tunnus
- finb (Fennica-kansallisbibliografia) tai
- finbd (Viola-kansallisdiskografia)
042 ## ‡a finb
- 080-kentässä yleensä FENNI<KEEP>-merkitty UDK-luokitus
0801‡a 894.541 ‡x -3 ‡2 1974/fin/fennica ‡9 FENNI<KEEP>
- LOW-tag: FENNI / VIOLA / FIKKA
Muokkaaminen
Kansallisbibliografian tietueet eivät ole muihin tietokantoihin nähden erityisasemassa, vaan nekin ovat yhteisiä.
Fennican tietueita saa tarpeen mukaan korjata ja täydentää. Kuten muissakin tietueissa, tietueen tunnisteita ei kuitenkaan tule muuttaa tai tietoja poistaa, mikäli niissä ei ole selvää virhettä.
Huomaa :
- Älä muuta Fennica-tietueiden ISBN- tai ISSN-tunnistenumeroita. Nämä ovat keskeisiä Kansalliskirjaston antamia elementtejä kansallisbibliografiassa.
- Jos Fennica-tietueiden tunnistenumeroissa on korjattavaa, ilmoita asiasta ISBN- tai ISSN-keskukseen (isbn-keskus [at] helsinki.fi, issn-keskus [at] helsinki.fi).
- Älä muuta Melindassa Kansallisbibliografian tietueiden tasokoodia.
- Tasokoodin voi halutessa muuttaa replikointivaiheessa automaattisesti omaan tietokantaan.
- Älä muuta/poista Kansallisbibliografian tai -diskografian ohjauskomentoja. Ne ovat muotoa ‡9 FENNI / VIOLA / FIKKA <KEEP> / <DROP>.
- Älä muuta/poista organisaatiokohtaisia kenttiä, joissa on osakenttä ‡5 FENNI / VIOLA / FIKKA.
- Älä poista 594-kentässä olevaa merkintää ENNAKKOTIETO.
- Kansallisbibliografia korjaa merkinnän aikanaan osana omia prosessejaan.
- Älä muuta/poista kansalliskokoelmien tietueissa olevia omia 9XX-kenttiä.
- Nämä kentät sisältävät poimintakoodeja ja tilastointiin liittyviä tunnisteita sekä vastaavia, vain kansalliskokoelmien käyttämiä, funktioita.
Kopioiminen pohjaksi
Jos kopioit Fikka-tietueen oman tietueesi pohjaksi, poista kaikki Fennicaan tai Violaan viittaavat tunnisteet tietueelta.
Poikkeuksen muodostaa LOW-tag-kenttä, joka ei kopioidu uuteen tietueeseen, vaan putoaa pois tietueelta automaattisesti kopioitaessa.
Hybriditietueet
Hybriditietueet ovat RDA-konversiossa muokattuja tietueita, joissa on sekä ISBD- että RDA-tietueiden piirteitä.
Hybriditietueessa toteutuvat seuraavat:
- 040-kentässä ei ole ‡e-osakentässä merkintää rda.
- Julkaisutiedot ovat 260-kentissä.
- Kuvailukäytännöt voivat olla ISBD-sääntöjen mukaisia.
- Päähakuelementit voivat poiketa RDA-periaatteista.
Vanhoja konversion läpikäyneitä tietueita ei yleensä tarvitse muuttaa RDA-kuvailusääntöjä noudattaviksi tietueiksi. Kirjoitus- ja muita virheitä voi korjata, poistaa kenttien tuplatoistumia ja muutenkin siivota tietueita muuttamatta kuitenkaan tietuetta RDA-tietueeksi.
Ohjeita hybriditietueiden käsittelyyn: Tietueiden käsittely RDA-konversion jälkeen.
Ilmoita muutoksista melinda-cat-listalla
Ilmoita tietueelle tekemistäsi merkittävistä korjauksista muille kirjastoille. Merkittävät korjaukset tarkoittavat muutoksia etenkin hakutietoja sisältävissä kentissä:
- luokituskentät
- 100, 110, 111, 130
- 240, 245
- 700, 710, 711, 730
- 800, 810, 811, 830
Ilmoita myös silloin, kun lisäät osakohteita emotietueelle.
Jos muutos koskee useita kirjastoja
- Ilmoita muille kirjastoille sähköpostilistalla melinda-cat [at] helsinki.fi. Liittymisohjeet sähköpostilistalle ovat Melinda-wikissä sivulla Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit.
- Laita melinda-cat-listalle lähtevän viestin otsikkoon tietueella olevat eri kirjastojen LOW-tagit, jotta julkaisua omistavat kirjastot huomaavat viestin:
Esimerkki viestin Aihe-kentästä: Melinda id 5329070: Nimeke korjattu (Alma, Fenni, Fikka, Oula, Piki, Volte)
Yksittäisiä kirjastoja koskevat viestit
- Voit lähettää viestit myös vain julkaisua omistaville kirjastoille.
- Yksittäisten kirjastojen yhteystiedot löytyvät Melinda-wikistä sivulta Sähköpostiosoitteet ja palvelupostit.
Väärinyhdistyneet tietueet ja muut erityistapaukset ilmoitetaan Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi).
Pienistä korjauksista tietueisiin ei tarvitse ilmoittaa lainkaan, esimerkiksi jos 856-kentän linkki korjataan.
Poista tietue
Metatietovarannossa tietue poistetaan kokonaan ainoastaan silloin, kun se on jollain tapaa virheellinen tai puutteellinen. Muissa tapauksissa bibliografinen tietue saa aina jäädä Melindaan, vaikka missään kirjastossa ei enää olisi kyseisen julkaisun niteitä.
Älä poista tuplatietuetta suoraan vaan tietueet yhdistetään Merge-ohjelmalla.
Kun poistat julkaisun kirjastosi kokoelmista ja sen tietueen omasta tietokannastasi, riittää, että poistat oman tietokantasi tietokantatunnuksen (LOW-tag) Melinda-tietueesta. Melinda-tietueen viimeisen tietokantatunnuksen poistamiseen ei liity mitään erityistoimenpiteitä.
Kun poistat viimeistä LOW-tagia Melinda-tietueelta, harkitse, kannattaako julkaisu lähettää Varastokirjastoon.
- Aikaisemman suosituksen mukaista 500-kentän X-merkintää ei enää tarvitse tehdä Varastokirjastoa varten vaan tietue saa jäädä Melindaan sellaisenaan.
- Joillain kirjastoilla on oikeus lisätä Varastokirjaston LOW-tag tietueelle, kun sieltä lähetetään nide Varastokirjastoon.
Jos kerralla poistettavia tietueita on kymmeniä tai satoja, tietokantatunnusten massapoisto voidaan ajaa kirjaston toivomuksesta Kansalliskirjastossa.
- Ota lista oman tietokannan tietueiden bib-id-tunnuksista sekä Melindan puolella 035-kentissä olevista tunnuksista ja lähetä se Melinda-postiin (melinda-posti [at] helsinki.fi)
Tietueen poistaminen Koha-TäTissä - ohje tulossa